Che cos’è il pacchetto versamento nel processo conservazione digitale e quali sono i suoi vantaggi

Il pacchetto versamento nel processo di conservazione digitale, processo noto anche come pdv, consiste nella dematerializzazione di tutti i documenti degli enti, delle aziende e della Pubblica Amministrazione. Prima dell’avvento della tecnologia e dei documenti infatti vi sono tutt’ora dei documenti cartacei, i quali sono conservati in maniera sicura.
Molte aziende di grandi dimensioni però possono decidere di digitalizzarli, ossia salvarli all’interno di un server o un qualsiasi sito nel loro formato digitale: questa dematerializzazione è altamente molto quotata proprio per tutti i vantaggi che può portare a chiunque.

In particolar modo, il pacchetto versamento nel processo conservazione digitale (come spiegato qui https://www.savinosolution.com/2020/03/07/pacchetto-versamento-nel-processo-conservazione-digitale/) consente di trasformare gli archivi fisici in archivi digitali e pertanto non solo conservarli in maniera differente, ma guadagnare anche tantissimo spazio e tempo: infatti qualsiasi ente, nel momento in cui deve cercare un documento, potrà spendere molto meno tempo rispetto a quando deve ricercare i documenti all’interno degli archivi fisici.
Il processo del pdv serve quindi anche a facilitare il lavoro alle aziende e soprattutto incrementare la produttività: infatti, se il processo della ricerca dei documenti sarà veloce, si potrà subito pensare ad altre questioni importanti.
Oltre a ciò, il pacchetto versamento nel processo conservazione digitale risulta estremamente utile anche da un punto di vista della sicurezza: moltissime aziende infatti decidono di acquistare direttamente dei software appositi dove poter conservare tutti i documenti, garantendone anche la massima protezione tramite un accesso assicurato solo ai collaboratori.

Come avviene il pdv

Questo particolare processo avviene tramite la conservazione sostitutiva, la quale consiste in un atto normativo e digitale volto a formare dei documenti digitali identici a quelli cartacei, e che soprattutto hanno il medesimo valore legale. I documenti cartacei vengono quindi sostituiti: tale processo è importante in quanto tutti la conservazione digitale porta a un archivio di documenti conservati in maniera strettamente accessibile, autentica, leggibile ed integra rispetto agli archivi fisici.
Grazie al processo di dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti, all’interno delle varie aziende sono presenti anche dei nuovi lavoratori, ossia delle figure professionali specializzate nella conservazione e protezione di questi documenti. Nello specifico, vi è il responsabile (o produttore).

Il produttore è una figura nota come dei sistemi client o una sola persona, e si occupa del fornire dei nuovi documenti da dover necessariamente conservare in maniera digitale; inoltre, deve anche saper trasferire i contenuti al responsabile della conservazione per attuare il processo corretto.
Ciascuna figura professionale è essenziale al fine di svolgere un lavoro ottimale e tenere i documenti al sicuro, senza che si possano creare degli errori.
In conclusione, è possibile affermare che il pacchetto di versamento nel processo di conservazione digitale è un processo che porta benefici non solo alla Pubblica Amministrazione ma anche a qualsiasi azienda o ente che sia interessato a digitalizzare tutti i documenti ed evitare così di spendere un tempo eccessivo nella loro ricerca: la dematerializzazione dei documenti infatti consente di ricercare i documenti in pochissimo tempo e garantisce una maggiore sicurezza, dato che l’accesso ai server dove sono salvati è alquanto ristretto. Inoltre molte aziende decidono anche di rafforzare questi server in vari modi, al fine di evitare che una persona esterna all’azienda possa entrare in qualche modo.